Les entreprises ne sont plus obligées de conserver les factures papier dès l’origine sous format original si certaines conditions sont remplies.
Cette mesure était très attendue par les entreprises car elle a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée d’avoir recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier dès la réception des factures.
Il est prévu que le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique soit réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu. Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l’image sont interdits. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.
L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet. Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
Il doit également être assorti :
- D’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au Référentiel Général de Sécurité (RGS) de niveau une étoile
- D’une empreinte numérique
- D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile
- Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TSL)
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Le respect de cette réglementation est essentiel car il conditionne la déductibilité de la TVA relative aux factures reçues en papier et numérisées.
Il convient de noter que les modalités de conversion et d’archivage sont strictes. Elles sont en ligne avec la doctrine administrative du début janvier 2016 concernant la numérisation des éléments papier d’une piste d’audit avec traçabilité des contrôles effectués. Malgré l’allègement des exigences par rapport à la signature électronique des factures prévues à l’article 289-VII 2° du code général des impôts, il est dommage de constater que cette mesure n’est pas forcement compatible avec les moyens techniques dont disposent les PME et les TPE. Ces dernières devront sans doute avoir recours à l’assistance de prestataires extérieurs.
Ce texte est applicable à compter du 1er avril 2017.
